A Necessidade de Compra, permite que o setor de Suprimentos da empresa possa se organizar em seus processos de aquisição e contratação.
A partir de um Orçamento composto, com suas quantidades calculadas, e um Planejamento atualizado, o setor de Compras saberá exatamente quando e quanto precisará comprar de algum material, ou contratar alguma mão de obra.
Pré-requisito
Para o correto encaminhamento da Necessidade de Compra, é necessário que tenha os seguintes cadastros realizados previamente:
- Orçamento cadastrado para a obra em Engenharia > Orçamento > Planilhas;
- Serviços com quantidades orçadas e preço composto de insumos;
- Insumos cadastrados com a informação de tempo de entrega estimado;
- Planejamento cadastrado em Engenharia > Planejamento > Planilhas.
Passo a passo
1. O processo se inicia em Engenharia > Orçamento > Planilhas, onde você consulta pela obra desejada e visualiza as planilhas de orçamento cadastradas. Para acessar uma planilha, basta clicar no ícone vermelho ao lado direito da tela, correspondente à planilha que deseja visualizar.
Na planilha de orçamento, temos os serviços que serão executados, e clicando no ícone indicado no print abaixo, do lado direito da tela, visualizamos a composição do serviço com as quantidades informadas de cada insumo.
Tela de visualização da composição do serviço:
Com base na quantidade informada do insumo e na quantidade do serviço na planilha de orçamento, o sistema calcula a quantidade total necessária de cada insumo para cada serviço.
2. Outro ponto que afeta diretamente a Necessidade de Compra fica no cadastro do Insumo, em Engenharia > Orçamento > Insumos > Cadastros. Consultamos o insumo que compõe o serviço, e informamos o tempo de entrega estimada do insumo.
Esta informação é importante para que o sistema saiba quando deve iniciar o processo da necessidade de compra. Nele deve ser considerado o tempo médio do processo de Compra mais o tempo médio de entrega por parte do fornecedor. Se desde a solicitação até o pedido temos uma média de 3 dias e o fornecedor demora 7 dias para entregar o material, significa que esse insumo terá um tempo de entrega estimado de 10 dias.
3. Outro ponto importante, é saber quando este processo de necessidade de compra se inicia, o que pode ser verificado em Engenharia > Planejamento > Planilhas.
Consulte pela obra, e acesse a planilha desejada, clicando no ícone vermelho.
Na tela seguinte, você visualiza as datas de início e fim da tarefa. Este campo é editável, basta clicar na linha e informar conforme a execução de cada serviço.
No exemplo do print acima, a tarefa se inicia em 20/09/2022, e conforme tempo estimado de entrega do insumo, precisa iniciar o processo de Solicitação de Compra 10 dias antes dessa data, para que no dia 20/09/2022, este material esteja na obra, e a mesma não seja interrompida pela falta dele.
Relatório
Para gerar as informações da Necessidade de Compra, temos o relatório Necessidades de Insumos, que fica em Engenharia > Planejamento > Relatórios.
Neste relatório, conforme print abaixo, é identificado o insumo (1), a tarefa a ser executada com a data da mesma (2), e a data de aquisição (3), ou seja, quando a aquisição deve ser iniciada. No caso desse insumo em específico o tempo de entrega está zerado, fazendo com que a data da aquisição seja a mesma de início da tarefa.
Cadastro da Solicitação a partir da Necessidade de Compra
Para iniciar o processo de solicitação de compra a partir da Necessidade de Compra, acesse Suprimentos > Compras > Solicitações de Compra > Necessidades de Compra.
Atenção! A necessidade de compra somente será considerada como atendida, se for gerada a partir desta página de Necessidades de Compra. Uma solicitação cadastrada através do menu Suprimentos > Compras > Solicitações de Compra > Cadastros, não será considerada como uma quantidade atendida da Necessidade, e sim como uma quantidade avulsa solicitada.
Para gerar a solicitação, após consultar pelas necessidades de compra da obra, basta selecionar o item desejado e clicar em Salvar.
O sistema então cadastra a Solicitação de Compra e abre a tela da mesma, com a observação de que foi gerada através de uma Necessidade de Compra.
Na aba de Insumos, perceba que NÃO há a opção de adicionar insumos, pois esta veio de uma Necessidade de Compra. Caso queira adicionar algum insumo, é necessário cadastrar uma Solicitação de Compra à parte.
Nessa mesma tela, você tem as opções de editar o insumo, clicando no ícone do lápis, e detalhar o insumo, podendo adicionar detalhe e marca, clicando no ícone da lupa.
Se não for necessário adicionar detalhe e marca, basta clicar no ícone do lápis, validar as informações do insumo, verificando a apropriação conforme o item de orçamento, a data de entrega conforme a Necessidade de Compra, a informação da Necessidade que gerou esta Solicitação de Compra, a situação do insumo, e a quantidade em estoque.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!