A funcionalidade "Acordo de Preços - Pedidos" tem como principal objetivo otimizar a gestão de acordos de preços com fornecedores e automatizar a geração de pedidos e contratos após a autorização de solicitações, isso melhora a eficiência operacional e assegura melhores condições de compra para a empresa. Essa funcionalidade visa:
- Melhoria na Negociação de Preços: Permitir que a equipe de suprimentos e engenharia negocie e estabeleça acordos de preços favoráveis com os fornecedores, assegurando melhores condições de custo e qualidade para os insumos necessários aos projetos.
- Gestão Centralizada de Acordos: Facilitar a centralização e o gerenciamento dos acordos de preços, proporcionando uma visão consolidada dos Acordos para Pedidos de Compras e condições negociadas, o que ajuda na tomada de decisões estratégicas.
- Eficiência no Processamento de Pedidos: A partir de uma solicitação autorizada, a geração do pedido será automatizada! Atendendo Solicitações de Compra com maior eficiência e garantindo que acordos previamente estabelecidos para aqueles itens sejam cumpridos com menos esforço.
- Transparência e Controle: Proporcionar maior transparência e controle sobre os processos de compras, permitindo a auditoria e verificação de conformidade dos pedidos com os acordos estabelecidos.
- Integração com Outras Áreas: Facilitar a comunicação e integração entre as áreas de suprimentos, engenharia e outros departamentos envolvidos, garantindo que todos estejam alinhados com os acordos de preços e condições de fornecimento.
- Redução de Custos: Contribuir para a redução de custos operacionais ao garantir que as compras sejam feitas sempre nas melhores condições de preço e qualidade negociadas com os fornecedores.
Em resumo, a funcionalidade "Acordo de Preços - Pedidos" busca promover uma gestão eficiente e estratégica dos acordos de preços, assegurando que a empresa obtenha os melhores benefícios possíveis nas suas aquisições de suprimentos, além de garantir agilidade, conformidade e transparência em todo o processo.
Dica! Este conteúdo foi desenvolvido para orientar os usuários na utilização do cadastro de Acordo de Preços, fornecendo instruções detalhadas sobre como consultar, cadastrar, editar e aprovar acordos. Com o objetivo de garantir uma experiência eficiente e eficaz, destacamos os principais pontos e funcionalidades do sistema:
- Consulta de Acordos: Oferece uma visão estruturada e agrupada por versão, permitindo ações como edição, visualização, aprovação, exportação em PDF e duplicação (estes dois últimos itens ainda não estão disponíveis na versão atual).
- Cadastro de Novos Acordos: Processo simplificado com etapas claras, desde a seleção do tipo de acordo (Pedidos ou Contratos) até o preenchimento detalhado das informações necessárias.
- Etapas do Cadastro: Cada etapa foi projetada para garantir que todas as informações relevantes sejam inseridas de forma organizada, desde a adição de fornecedores e obras até a inclusão de insumos, condições de pagamento e observações.
- Autorização e Permissões: Com controle de acesso, garantindo que apenas usuários autorizados possam ativar, desativar, editar ou aprovar acordos de preços.
- Visualização e Edição: Mecanismos que asseguram a integridade dos dados, permitindo apenas a visualização de acordos vencidos, reprovados ou prescritos, e a edição controlada de acordos na versão atual.
- Aprovação: Funcionalidade que facilita a comunicação e a gestão de aprovações, com um fluxo para a aprovação de novos acordos e edições de acordos já ativos.
Fluxo da Funcionalidade Acordo de Preços
Consulta de Acordos de Preços
Confira o vídeo que preparamos para você sobre nova tela de Consulta de Acordo de Preços e aproveite ainda mais esta novidade.
As ações disponíveis de Acordos de Preços são:
- Edição: Permite alterar os detalhes de um acordo existente.
- Visualização: Permite visualizar os detalhes de um acordo.
- Aprovação: Permite aprovar ou reprovar um acordo.
- Exportação PDF: Permite exportar o acordo em formato PDF (ainda não disponível nessa versão).
- Duplicar: Permite criar uma cópia do acordo existente (ainda não disponível nessa versão).
Os status da funcionalidade são:
- Rascunho;
- Pendente de aprovação;
- Ativo;
- Inativo;
- Vencido ou reprovado.
Na imagem a seguir destacamos o conceito de cada status:
Cadastro de Novo Acordo de Preço
Confira o vídeo que preparamos para você sobre nova tela de Cadastro de Acordo de Preços para Pedidos de Compra e aproveite ainda mais esta novidade.
Como acessar?
- Acessar a funcionalidade Acordo de Preços no menu Suprimentos > Apoio > Fornecedores > Acordo de Preços;
- Para iniciar um novo acordo clique no botão "Ações de novo acordo de preço";
- Selecione se o acordo é para geração automática de Pedido ou Contrato.
Cadastro de Novo Acordo de Preço para Pedidos
Como acessar?
- Clique em "Pedido" para abrir a janela de cadastro.
Campos a Preencher:
- Descrição (opcional);
- Datas de Início e Fim (obrigatórias);
- Tabela Geral de Insumos.
Atenção! A tabela define a Obra e Insumos que podem ser adicionados ao acordo de preços. Ao salvar os dados iniciais, o sistema irá bloquear a sua alteração.
2. Clique em "Salvar" após inserir as informações iniciais.
Redirecionamento para Edição:
Após salvar, o usuário será redirecionado para a tela ''Editar Acordo de Preços'' a fim de preencher as demais informações.
Campos Preenchidos Automaticamente:
- ID do acordo: campo preenchido automaticamente com a numeração sequencial do acordo de preços gerado. Será o número utilizado para identificar esse acordo nas telas de consulta.
- Versão: campo preenchido automaticamente com o número da versão do acordo e a data de criação dessa versão. Futuramente, isso será exibido na tela de Histórico dos Acordos de Preços (ainda não disponível).
- Situação do acordo: campo preenchido automaticamente conforme a situação atual do acordo, podendo estar na situação Ativo, Inativo, Pendente de aprovação, Rascunho ou Reprovado.
- Tipo de acordo: campo preenchido automaticamente, irá diferenciar se o acordo em questão trata da automação de Pedidos ou de Contratos.
Etapas do Cadastro de Acordo de Preço
Etapa1: Fornecedor
Etapa para adicionar o fornecedor.
- Utilize a janela de consulta para selecionar e adicionar o fornecedor.
- É possível buscar pelo nome ou uma parte dele, nome fantasia, CNPJ/CPF, grupo de insumo ou município do fornecedor;
- Após preencher algum dos dados acima, clicar em Consultar para exibir os fornecedores que correspondam à pesquisa. Ou então, não filtrar nenhum desses parâmetros e apenas clicar em Consultar para exibir todos os fornecedores.
- Janela de consulta, para selecionar o fornecedor:
Etapa 2: Obra
Etapa para adicionar as obras.
- As obras adicionadas respeitarão a tabela geral utilizada no acordo;
- Defina o centro de custo por obra (opcional);
- O campo de centro de custo irá mostrar apenas os centros de custo associados à obra escolhida.
- Selecione o comprador responsável pelos pedidos gerados para cada obra (obrigatório).
Dica! para abrir a seleção de usuários ativos e ser possível escolher o comprador, pode ser necessário dar até três cliques no campo. Este é um comportamento técnico padrão do componente atual.
Etapa 3: Insumo
Etapa para adição de insumos.
- Utilize o modal de adição de insumos e clique em "Adicionar Insumo" para confirmar:
- Os campos detalhe e marca são opcionais e mostrarão caso estejam cadastrados para o insumo escolhido;
- Insumos já adicionados em acordos diferentes para a mesma obra não podem ser selecionados;
Atenção! O sistema não permitirá que o usuário selecione o mesmo detalhe e marca caso esta combinação já esteja sendo utilizada em outro acordo ativo da mesma obra.
Dica! Após adicionar os insumos desejados, clicar no "x" para fechar a janela e voltar à tabela do Passo "3. Insumo".
- Este campo permite descrever uma observação para o presente acordo de preços. Não abrangendo a observação do pedido a ser gerado pelo acordo.
- Colunas de insumos não editáveis: Código do insumo até Unidade de medida;
- Colunas de insumos editáveis: Preço unitário e demais custos relacionados.
Etapa 4: Condições de pagamento
Etapa para escolha das condições de pagamento do pedido (a ser gerado pela automação).
- O sistema apresenta três sugestões de condições de pagamento baseadas no uso, mas são editáveis;
- Para escolher uma delas, selecione a condição desejada ao lado de "Sugestão" e clique em Continuar;
- Ou, caso deseje editar alguma informação, clique no "Editar" ao lado do lápis;
- Altere as informações, clique em "Adicionar condição" para salvar as edições.
- Após, selecione a condição ao lado de "Sugestão" e clique em Continuar para prosseguir ao próximo Passo.
Etapa 5: Observações
Etapa para inserir observações do acordo.
- Campo para descrever observações sobre o acordo de preços. Observações específicas do pedido gerado pelo acordo não estão abrangidas.
Atenção! Permitido no máximo 4000 caracteres.
Etapa 6: Anexos
Os anexos inseridos no acordo serão incluídos automaticamente nos pedidos gerados através das automatizações desse acordo de preços.
Sendo os campos que aparecem nesta tela descritos como:
- Incluir arquivos: Selecione para escolher qual arquivo será anexado no acordo. É possível incluir anexos no cadastro de novos acordos e em edição de acordos existentes.
- Adicionar arquivos: Selecione para confirmar a inclusão dos arquivos selecionados. Será possível inclusão de arquivos com até 70mb de tamanho, e com a descrição até 100 caracteres. Os anexos que não cumprirem estas regras serão sinalizados em vermelho na tela, impedindo a adição deles.
- Voltar: Permite retornar para a etapa anterior no cadastro, neste caso, retornando para a etapa de Observações.
E as Ações descritas como:
- Download: Caso o usuário possua acesso à esta ação, poderá efetuar o download do arquivo.
- Editar: Caso o usuário possua acesso à esta ação, poderá editar a descrição do anexo.
- Excluir: Caso o usuário possua acesso à esta ação, poderá excluir o anexo do acordo. Ao acionar a lixeira, é solicitada uma confirmação ao usuário, através de uma mensagem. Após exclusão é informado o sucesso da operação em um aviso em tela.
Nota! Nenhuma modificação nos anexos interage com os status do acordo. Por exemplo, um acordo ativo não perde a aprovação caso um anexo seja excluído ou incluído.
Atenção! O fluxo de inclusão de anexos afeta apenas a geração de pedidos, não afetando os pedidos já existentes. Não há vínculo entre os anexos do pedido e os anexos do acordo, sendo puramente uma cópia. Sendo possível acessar o cadastro do pedido e realizar a exclusão dos anexos sem afetar o acordo, assim como incluir novos anexos diretamente no pedido.
Aprovação de Acordos de Preço
Aprovação de Novos Acordos
Passo 1. Para aprovar o acordo, o usuário com permissão deve acessar a tela de consulta de Acordos, clicar no botão de opções na coluna "Ações" e acessar a opção "Aprovar":
Dica! Para consultar quais usuários possuem a permissão para Aprovar os Acordos de Preço, acesse Segurança / Autorizações / Usuários / Usuários da Ação. Insira a ação 9152 - SUP - Apoio - Fornecedores - Acordo de preços – Aprovar, e em "Tipo de usuário" escolha "Somente autorizados", e realize a consulta.
Passo 2. Será redirecionado para a tela de aprovação, onde, no final da página, o usuário terá a opção de Aprovar, Reprovar ou Notificar o presente acordo:
Nota! A respeito da opção Notificar, esta função permite notificar o acordo de preços no e-mail do usuário selecionado na tela. Este recurso poderá ser utilizado na tela Aprovar acordo de preços antes ou depois de aprovar (ou reprovar) o acordo de preços. O sistema permite até 4000 caracteres no texto.
Passo 3. Caso seja optada pela opção de reprovar o acordo, abrirá a janela para inclusão obrigatória de uma mensagem explicativa do motivo.
Visualização e Edição de Acordos de Preço
Visualização: caso o acordo esteja vencido, reprovado ou em uma versão prescrita, apenas a visualização dos dados será permitida.
Edição: a edição é permitida para acordos na versão atual, gerando uma nova versão.
Campo Tabela: Por sua criticidade, este campo não pode ser editado.
Visão Completa do Acordo de Preços - Pedidos
Automação da geração do pedido de compra
Após o cadastro do Acordo de Preços para um insumo/detalhe/marca em uma obra, caso uma autorização desse insumo seja feita em uma solicitação de compras para a obra, o sistema irá disparar uma automação para criar o pedido de compra.
Atenção! A autorização precisa ser efetuada em Suprimentos > Compras > Solicitações de Compra > Autorizações, para que seja disparado o gatilho da automação que busca se há um acordo de preços ativo para este cenário.
Solicitações de compra autorizadas já em seu cadastro (devido a permissões do usuário cadastrador) não irão gerar pedidos automaticamente, mesmo se houver um Acordo de Preços para o insumo na obra. Neste caso, o fluxo do processo de compra de seguir manualmente.
O pedido será criado automaticamente pelo sistema, e pode ser consultado em Suprimentos > Compras > Pedidos de Compra > Cadastros.
O pedido gerado a partir da automação poderá ser rastreado pela "Observação interna" do pedido, a qual descreverá que ele foi originado de um Acordo de Preços:
Ao criar um pedido de compra, as permissões de autorização para essa etapa serão baseadas no Comprador selecionado para a respectiva Obra no Acordo de Preços.
Estamos comprometidos com a melhoria contínua do sistema de Acordos de Preços. Por isso, encorajamos todos os usuários a fornecerem feedback sobre sua experiência. Suas sugestões e comentários são valiosos para nós e serão considerados nas próximas atualizações do sistema.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!