A funcionalidade "Acordo de Preços - Pedidos" tem como principal objetivo otimizar a gestão de acordos de preços com fornecedores e automatizar a geração de pedidos e contratos após a autorização de solicitações, isso melhora a eficiência operacional e assegura melhores condições de compra para a empresa. Essa funcionalidade visa:
- Melhoria na Negociação de Preços: Permitir que a equipe de suprimentos e engenharia negocie e estabeleça acordos de preços favoráveis com os fornecedores, assegurando melhores condições de custo e qualidade para os insumos necessários aos projetos.
- Gestão Centralizada de Acordos: Facilitar a centralização e o gerenciamento dos acordos de preços, proporcionando uma visão consolidada dos Acordos para Pedidos de Compras e condições negociadas, o que ajuda na tomada de decisões estratégicas.
- Eficiência no Processamento de Pedidos: A partir de uma solicitação autorizada, a geração do pedido será automatizada! Atendendo Solicitações de Compra com maior eficiência e garantindo que acordos previamente estabelecidos para aqueles itens sejam cumpridos com menos esforço.
- Transparência e Controle: Proporcionar maior transparência e controle sobre os processos de compras, permitindo a auditoria e verificação de conformidade dos pedidos com os acordos estabelecidos.
- Integração com Outras Áreas: Facilitar a comunicação e integração entre as áreas de suprimentos, engenharia e outros departamentos envolvidos, garantindo que todos estejam alinhados com os acordos de preços e condições de fornecimento.
- Redução de Custos: Contribuir para a redução de custos operacionais ao garantir que as compras sejam feitas sempre nas melhores condições de preço e qualidade negociadas com os fornecedores.
Em resumo, a funcionalidade "Acordo de Preços - Pedidos" busca promover uma gestão eficiente e estratégica dos acordos de preços, assegurando que a empresa obtenha os melhores benefícios possíveis nas suas aquisições de suprimentos, além de garantir agilidade, conformidade e transparência em todo o processo.
Dica! Este conteúdo foi desenvolvido para orientar os usuários na utilização do cadastro de Acordo de Preços, fornecendo instruções detalhadas sobre como consultar, cadastrar, editar e aprovar acordos. Com o objetivo de garantir uma experiência eficiente e eficaz, destacamos os principais pontos e funcionalidades do sistema:
- Consulta de Acordos: Oferece uma visão estruturada e agrupada por versão, permitindo ações como edição, visualização, aprovação, exportação em PDF e duplicação (estes dois últimos itens ainda não estão disponíveis na versão atual).
- Cadastro de Novos Acordos: Processo simplificado com etapas claras, desde a seleção do tipo de acordo (Pedidos ou Contratos) até o preenchimento detalhado das informações necessárias.
- Etapas do Cadastro: Cada etapa foi projetada para garantir que todas as informações relevantes sejam inseridas de forma organizada, desde a adição de fornecedores e obras até a inclusão de insumos, condições de pagamento e observações.
- Autorização e Permissões: Com controle de acesso, garantindo que apenas usuários autorizados possam ativar, desativar, editar ou aprovar acordos de preços.
- Visualização e Edição: Mecanismos que asseguram a integridade dos dados, permitindo apenas a visualização de acordos vencidos, reprovados ou prescritos, e a edição controlada de acordos na versão atual.
- Aprovação: Funcionalidade que facilita a comunicação e a gestão de aprovações, com um fluxo para a aprovação de novos acordos e edições de acordos já ativos.
Fluxo da Funcionalidade Acordo de Preços
Consulta de Acordos de Preços
Confira o vídeo que preparamos para você sobre nova tela de Consulta de Acordo de Preços e aproveite ainda mais esta novidade.
As ações disponíveis de Acordos de Preços são:
- Edição: Permite alterar os detalhes de um acordo existente.
- Visualização: Permite visualizar os detalhes de um acordo.
- Aprovação: Permite aprovar ou reprovar um acordo.
- Exportação PDF: Permite exportar o acordo em formato PDF (ainda não disponível nessa versão).
- Duplicar: Permite criar uma cópia do acordo existente (ainda não disponível nessa versão).
Os status da funcionalidade são:
- Rascunho;
- Pendente de aprovação;
- Ativo;
- Inativo;
- Vencido ou reprovado.
Na imagem a seguir destacamos o conceito de cada status:
Cadastro de Novo Acordo de Preço
Confira o vídeo que preparamos para você sobre nova tela de Cadastro de Acordo de Preços para Pedidos de Compra e aproveite ainda mais esta novidade.
Como acessar?
- Acessar a funcionalidade Acordo de Preços no menu Suprimentos > Apoio > Fornecedores > Acordo de Preços;
- Para iniciar um novo acordo clique no botão "Ações de novo acordo de preço”;
- Selecione se o acordo é para geração automática de Pedido ou Contrato.
Cadastro de Novo Acordo de Preço para Pedidos
Como acessar?
- Clique em "Pedido" para abrir a janela de cadastro.
Campos a Preencher:
- Descrição (opcional);
- Datas de Início e Fim (obrigatórias);
- Tabela Geral de Insumos.
Atenção! A tabela define a Obra e Insumos que podem ser adicionados ao acordo de preços. Ao salvar os dados iniciais o sistema irá bloquear a sua alteração.
2. Clique em "Salvar" após inserir as informações iniciais.
Redirecionamento para Edição:
Após salvar, o usuário será redirecionado para a tela ‘’Editar Acordo de Preços’’ a fim de preencher as demais informações.
Campos Preenchidos Automaticamente:
- ID do acordo: campo preenchido automaticamente com a numeração sequencial do acordo de preços gerado. Será o número utilizado para identificar esse acordo nas telas de consulta.
- Versão: campo preenchido automaticamente com o número da versão do acordo e a data de criação dessa versão. Futuramente isso será exibido na tela de Histórico dos Acordos de Preços (ainda não disponível).
- Situação do acordo: campo preenchido automaticamente conforme a situação atual do acordo, podendo estar na situação Ativo, Inativo, Pendente de aprovação, Rascunho ou Reprovado.
- Tipo de acordo: campo preenchido automaticamente, irá diferenciar se o acordo em questão trata da automação de Pedidos ou de Contratos.
Etapas do Cadastro de Acordo de Preço
Etapa1: Fornecedor
Etapa para adicionar o fornecedor.
- Utilize a janela de consulta para selecionar e adicionar o fornecedor.
- É possível buscar pelo nome ou uma parte dele, nome fantasia, CNPJ/CPF, grupo de insumo ou município do fornecedor;
- Após preencher algum dos dados acima, clicar em Consultar para exibir os fornecedores que correspondam à pesquisa. Ou então, não filtrar nenhum desses parâmetros e apenas clicar em Consultar para exibir todos os fornecedores.
- Janela de consulta, para selecionar o fornecedor:
Etapa 2: Obra
Etapa para adicionar as obras.
- As obras adicionadas respeitarão a tabela geral utilizada no acordo;
- Defina o centro de custo por obra (opcional);
- O campo de centro de custo irá mostrar apenas os centros de custo associados à obra escolhida.
- Selecione o comprador responsável pelos pedidos gerados para cada obra (obrigatório).
Dica! para abrir a seleção de usuários ativos e ser possível escolher o comprador, pode ser necessário dar até três cliques no campo. Este é um comportamento técnico padrão do componente atual.
Etapa 3: Insumo
Etapa para adição de insumos.
- Utilize o modal de adição de insumos e clique em “Adicionar Insumo” para confirmar:
- Os campos detalhe e marca são opcionais e mostrarão caso estejam cadastrados para o insumo escolhido;
- Insumos já adicionados em acordos diferentes para a mesma obra não podem ser selecionados;
Atenção! O sistema não permitirá o usuário selecionar o mesmo detalhe e marca caso esta combinação já esteja sendo utilizada em outro acordo ativo da mesma obra.
Dica! Após adicionar os insumos desejados, clicar no “x” para fechar a janela e voltar à tabela do Passo “3. Insumo”.
- Este campo permite descrever uma observação para o presente acordo de preços. Não abrangendo a observação do pedido a ser gerado pelo acordo.
- Colunas de insumos não editáveis: Código do insumo até Unidade de medida;
- Colunas de insumos editáveis: Preço unitário e demais custos relacionados.
Etapa 4: Condições de pagamento
Etapa para escolha das condições de pagamento do pedido (a ser gerado pela automação).
- O sistema apresenta três sugestões de condições de pagamento baseadas no uso, mas são editáveis;
- Para escolher uma delas, selecione a condição desejada ao lado de “Sugestão” e clique em Continuar;
- Ou, caso deseje editar alguma informação, clique no “Editar” ao lado do lápis;
- Altere as informações, clique em “Adicionar condição” para salvar as edições.
- Após, selecione a condição ao lado de “Sugestão” e clique em Continuar para prosseguir ao próximo Passo.
Etapa 5: Observações
Etapa para inserir observações do acordo.
- Campo para descrever observações sobre o acordo de preços. Observações específicas do pedido gerado pelo acordo não estão abrangidas.
Atenção! Permitido no máximo 4000 caracteres.
Aprovação de Acordos de Preço
Aprovação de Novos Acordos
Passo 1. Para aprovar o acordo, o usuário com permissão deve acessar a tela de consulta de Acordos, clicar no botão de opções na coluna “Ações” e acessar a opção “Aprovar”:
Dica! Para consultar quais usuários possuem a permissão para Aprovar os Acordos de Preço, acesse Segurança / Autorizações / Usuários / Usuários da Ação. Insira a ação 9152 - SUP - Apoio - Fornecedores - Acordo de preços – Aprovar, e em “Tipo de usuário” escolha “Somente autorizados”, e realize a consulta.
Passo 2. Será redirecionado para a tela de aprovação, onde, no final da página, o usuário terá a opção de Aprovar, Reprovar ou Notificar o presente acordo:
Nota! A respeito da opção Notificar, esta função permite notificar o acordo de preços no e-mail do usuário selecionado na tela. Este recurso poderá ser utilizado na tela Aprovar acordo de preços antes ou depois de aprovar (ou reprovar) o acordo de preços. O sistema permite até 4000 caracteres no texto.
Passo 3. Caso seja optada pela opção de reprovar o acordo, abrirá a janela para inclusão obrigatória de uma mensagem explicativa do motivo.
Visualização e Edição de Acordos de Preço
Visualização: caso o acordo esteja vencido, reprovado ou em uma versão prescrita, apenas a visualização dos dados será permitida.
Edição: a edição é permitida para acordos na versão atual, gerando uma nova versão.
Campo Tabela: Por sua criticidade, este campo não pode ser editado.
Visão Completa do Acordo de Preços - Pedidos
Automação da geração do pedido de compra
Após o cadastro do Acordo de Preços para um insumo/detalhe/marca em uma obra, caso uma autorização desse insumo seja feita em uma solicitação de compras para a obra, o sistema irá disparar uma automação para criar o pedido de compra.
Atenção! A autorização precisa ser efetuada em Suprimentos > Compras > Solicitações de Compra > Autorizações, para que seja disparado o gatilho da automação que busca se há um acordo de preços ativo para este cenário.
Solicitações de compra autorizadas já em seu cadastro (devido a permissões do usuário cadastrador) não irão gerar pedidos automaticamente, mesmo se houver um Acordo de Preços para o insumo na obra. Neste caso, o fluxo do processo de compra de seguir manualmente.
O pedido será criado automaticamente pelo sistema, e pode ser consultado em Suprimentos > Compras > Pedidos de Compra > Cadastros.
O pedido gerado a partir da automação poderá ser rastreado pela “Observação interna” do pedido, a qual descreverá que ele foi originado de um Acordo de Preços:
Ao criar um pedido de compra, as permissões de autorização para essa etapa serão baseadas no Comprador selecionado para a respectiva Obra no Acordo de Preços.
Estamos comprometidos com a melhoria contínua do sistema de Acordos de Preços. Por isso, encorajamos todos os usuários a fornecerem feedback sobre sua experiência. Suas sugestões e comentários são valiosos para nós e serão considerados nas próximas atualizações do sistema.
Esperamos que este artigo tenha ajudado!